Biz devlet dairesi miyiz demeyin. Kayıtlı satınalma hem projeniz hem de firmanızın muhasebe kayıtları için çok önemlidir.
Günümüzde bir çok firmada Satınalma faaliyetleri Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde planlı satınalma ile yapılıyor . Her aşaması form ve onay mekanizması ile ilerliyor.
Ancak, sahada formlar genellikle doldurulmuyor ve işlemler tersinde satınalma bitince yapılıyor.
Bir veya birkaç mühendisin olduğu küçük şantiyede bile olsanız, satınlmalarınızı form ile yapınız. Muhasebinize , fatura ile birlikte formunuzu da mutlaka veriniz.
Talep Formu hazırlamak ve kendi yazıcınızda basmak çok kolay. Deneyebilirsiniz.
TALEP FORMU NEDEN ÖNEMLİ
Talep Ambar'dan yapılır.
Şantiyede temin yeri ambardır . Ya da ambar olmalıdır. Yoksa Kendi ambarınızı oluşturunuz.
Talep formu düzenlemek ve Ambar'da kontrol etmek gereksiz satınalmanın önüne geçer.
Firmanıza bir fatura geldiğinde , bu faturaya karşılık ne alındığı, neden alındığı kolayca bulunur.
Yanlış satınalma yapılmasına engel olur.
Satınalma onayını verecek olan kişi şefiniz veya müdürünüz ise ihtiyaçtan haberi olur.
Satınalma sürecinde sizi aramalarına gerek kalmaz. Vaktinizi tedarikçi ile konuşmakla geçirmezsiniz.
TALEP FORMUNDA NELER OLMALI?
Talep edilen malzemenin piyasadaki geçerli adı,
Malzemenin miktarı. Bazı durumlarda ürün paket sayıları ihtiyaçtan farklı olabilir. İhtiyacınızdan az malzeme almamak için paket veya koli sayılarını öğrenin.
Malzemenin kullanılacağı yer. Bu ileride maliyet hesabınıza yardımcı olacaktır.
Gerekiyorsa ilgili standard ve şartname numarası. Bazı malzemeler belirli standardları karşılaması ve sertifikası olması gerekebilir.
AMBAR YOK , STOK DA YOK . NE YAPMALI?
Bazı işlerde stok tutulmasını istenmeyebilir. Bir malzeme ambarı da tutulmak istenmeyebilir. Gelen malzeme doğrudan taşeron veya departmana verilebilir. Saklama sorumluluğu teslim alana verilir.
O zaman Ambarlı ve Ambarsız şantiye için de kullanılan Piyasa Talep Formu kullanılabilir. Piyasa Talep formu adı üstünde şantiyede veya ambarda olmayan malzemenin Piyasadan temini içindir.
Piyasa Talep formu, ambar Talep formu ile benzer bilgiler içerir. Farkı, onay kısmında şantiyede Satınalam Yetkisi olan kişi tarafından imzalanır ve Satıcıya gönderilir.
Yukarıda açıkladığımız bilgiler bir akış şemasında aşağıdaki şekilde hazırlanmıştır.
Burada satınalma işleminin detaylarına girmiyoruz.
Şu hususa dikkatinizi çekmek istiyoruz. Şantiyede taleplerinizi yazılı yapınız.
SON SÖZ : Söz uçar. Yazı kalır.